Dari langkah pertama,
sampai rutinitas harian.

Daftar dan masuk dengan Google

1. Buka halaman utama, lalu pilih Mulai trial gratis atau Masuk.
2. Pilih Lanjutkan dengan Google, lalu pilih akun Google Anda. Belum punya akun? Buat akun Google terlebih dahulu.
3. Untuk perusahaan baru, isi nama perusahaan, kota, dan alamat workspace yang tersedia. Akun pembuat menjadi Owner.
4. Jika Owner sudah mendaftarkan email Anda sebagai pengguna, masuk menggunakan email yang sama untuk membuka workspace perusahaan tersebut.

Jika Google menampilkan pesan bahwa aplikasi masih dalam pengujian dan akses ditolak, sampaikan email yang akan dipakai kepada pengelola layanan agar akses dapat disiapkan. Jika masuk terhenti, ulangi dari halaman Masuk; jangan membuka ulang tautan callback dari riwayat browser.

Pilih 1 sampai 4 lapisan login

Google selalu menjadi langkah pertama. Dari Pengaturan → Keamanan akun saya, utamakan passkey yang berlabel Direkomendasikan. Authenticator dan PIN dapat ditambahkan sesuai kebutuhan. Super Admin membukanya melalui Pengaturan keamanan pada halaman pengelola tenant. Pengaturan berlaku untuk akun masing-masing, termasuk Owner, Admin, dan Viewer.

• 1 lapis: Google saja, semua tambahan nonaktif (akun selain Super Admin).
• 2 lapis: Google dan satu metode pilihan.
• 3 lapis: Google dan dua metode pilihan.
• 4 lapis: Google, PIN, passkey, dan authenticator.

Aktifkan passkey

Isi nama perangkat yang mudah dikenali, misalnya “HP pribadi”, lalu pilih Aktifkan passkey. Ikuti petunjuk browser untuk menggunakan sidik jari, wajah, PIN perangkat, atau security key. Buat passkey hanya pada perangkat pribadi. Passkey yang dibuat sendiri pada perangkat asing tidak dapat digunakan sebelum didaftarkan ke akun melalui proses yang sah.

Browser dan perangkat harus mendukung passkey. Jika tidak didukung atau proses dibatalkan, passkey tidak diaktifkan. Anda dapat mendaftarkan beberapa passkey sebagai cadangan, maksimal 10 per akun. Untuk akun biasa, menghapus passkey terakhir menonaktifkan lapisan passkey. Super Admin wajib mengaktifkan passkey sebelum mengelola tenant dan tidak boleh menghapus passkey terakhir. Daftarkan pengganti terlebih dahulu.

Aktifkan authenticator

1. Pilih Siapkan authenticator.
2. Buka Google Authenticator atau aplikasi TOTP lain. Tambahkan akun dengan memindai QR yang muncul; pada HP yang sama, masukkan kunci penyiapan secara manual.
3. Isi kode 6 digit dari aplikasi, lalu pilih Verifikasi & aktifkan authenticator. Penyiapan harus selesai dalam 5 menit.

Authenticator baru aktif setelah kode berhasil diverifikasi. Saat login, gunakan kode terbaru. Kode yang sudah dipakai tidak dapat dipakai ulang; tunggu kode berikutnya jika diperlukan. Aktifkan pengaturan waktu otomatis pada HP agar kodenya sesuai.

Aktifkan PIN

Masukkan PIN baru tepat 6 digit angka, ulangi PIN yang sama, lalu pilih Aktifkan PIN. Angka nol di depan diperbolehkan. PIN ini Anda tentukan sendiri dan berbeda dari PIN kunci layar perangkat. Setelah 5 kesalahan, pemeriksaan PIN dikunci selama 15 menit.

Mengubah atau menonaktifkan metode

Untuk aktivasi pertama, login Google harus dilakukan dalam 5 menit terakhir. Jika sudah lewat, keluar dan masuk kembali. Jika sudah ada metode tambahan aktif, konfirmasikan semua metode tersebut di bagian atas Pengaturan keamanan sebelum menambah, mengubah, atau menonaktifkannya. Konfirmasi berlaku selama 5 menit untuk satu perubahan. Sesi lain akan diminta memenuhi pengaturan keamanan terbaru.

Jika lupa PIN atau kehilangan perangkat

Pada aktivasi keamanan tambahan pertama, aplikasi menampilkan 8 kode pemulihan sekali pakai. Simpan saat itu juga di tempat pribadi yang aman dan terpisah dari perangkat login; kode lengkap tidak ditampilkan kembali. Setelah login Google, buka “Tidak bisa menggunakan metode di atas?” dan gunakan satu kode untuk menggantikan seluruh verifikasi tambahan pada proses tersebut.

Pemulihan tidak otomatis menonaktifkan keamanan. Buka Pengaturan keamanan dan gunakan metode yang masih tersedia atau kode pemulihan lain untuk mengonfirmasi perubahan. Anda bisa membuat ulang kode pemulihan setelah verifikasi; seluruh kode lama akan dibatalkan. Jika tidak memiliki metode maupun kode pemulihan, hubungi pengelola layanan untuk pemeriksaan kepemilikan akun—email saja tidak cukup untuk mematikan perlindungan.

Sesi perangkat dan pemberitahuan

Buka Sesi & riwayat pada Pengaturan keamanan. Periksa browser, perkiraan perangkat, alamat IP, dan waktu aktif terakhir. Pilih Keluarkan pada sesi yang tidak dikenali atau Keluarkan semua sesi lain untuk mempertahankan hanya sesi saat ini. Perangkat yang dikeluarkan harus login kembali.

Pemberitahuan baru muncul di aplikasi untuk login berhasil, perubahan metode keamanan, pemakaian kode pemulihan, pencabutan sesi, dan perubahan akses. Pilih Tandai dibaca setelah memeriksanya. Pemberitahuan belum dikirim lewat email. Riwayat juga mencatat verifikasi gagal dan mulai tersedia sejak fitur diaktifkan.

Verifikasi tindakan penting

Sebelum menambah atau mengubah akses pengguna, Owner memilih Verifikasi tindakan penting pada halaman Pengguna & akses. Super Admin memilih konfirmasi untuk menetapkan Owner atau mengubah profil/paket di halaman pengelola tenant. Lakukan verifikasi sebelum mengisi perubahan: konfirmasi berlaku 5 menit dan hanya untuk satu perubahan sesuai jenis tindakan.

Jika ada metode tambahan aktif, semua metode tersebut diverifikasi kembali. Akun Google saja melakukan konfirmasi melalui Google menggunakan akun yang sama. Konfirmasi ini terpisah dari konfirmasi perubahan metode keamanan.

Alamat dan pengaturan perusahaan

Setiap perusahaan memiliki workspace sendiri. Contoh alamatnya https://absensi.qsoftware.id/namaperusahaan. Bagikan alamat perusahaan kepada pengguna yang sudah diberi akses oleh Owner.

Owner dapat membuka Pengaturan untuk mengganti nama tampilan perusahaan dan kota. Alamat workspace tetap, sehingga tautan yang sudah dibagikan tidak ikut berubah. Periksa juga zona waktu yang ditampilkan; jam pada mesin harus sesuai dengan zona waktu perusahaan.

Satu akun pengguna saat ini terhubung ke satu perusahaan. Jika email sudah digunakan di perusahaan lain, hubungi pengelola layanan untuk penanganannya. Pengaturan domain sendiri belum tersedia di aplikasi.

Memahami masa trial

• Maksimal 100 hari sejak trial dimulai.
• Kapasitas 10 karyawan aktif, 1 mesin, dan 1 lokasi.
• Kuota 1.000 catatan absensi. Satu scan masuk atau pulang dihitung sebagai satu catatan; dua scan berarti dua catatan.

Trial selesai ketika batas hari atau kuota catatan tercapai, mana yang lebih dulu. Log baru dari mesin maupun impor CSV memakai kuota yang sama. Kiriman ulang yang dikenali sebagai duplikat tidak dihitung lagi.

Setelah trial habis, data sebelumnya tetap dapat dibaca dan diekspor. Penambahan data operasional dibatasi sampai paket berbayar aktif. Owner tetap dapat mengajukan paket dari Paket & add-on. Tidak ada penagihan otomatis.

Pengguna berbeda dengan karyawan

Karyawan adalah orang yang dicatat kehadirannya. Pengguna adalah akun Google yang mengelola atau membaca aplikasi. Menambahkan pengguna tidak mengurangi kapasitas karyawan paket.

1. Owner membuka Pengguna & akses.
2. Isi nama dan email akun Google pengguna, lalu pilih Admin atau Viewer.
3. Simpan, kemudian bagikan tautan workspace secara langsung. Aplikasi belum mengirim undangan email otomatis.
4. Pengguna masuk melalui Google dengan email yang didaftarkan.

Owner dapat mengubah peran Admin/Viewer atau menonaktifkan akses pengguna dari halaman yang sama. Perubahan kepemilikan belum tersedia melalui halaman ini. Jika menu pengguna tidak muncul, periksa apakah Anda masuk sebagai Owner.

Siapkan lokasi dan jadwal kerja

Lokasi kerja

Buka Mesin & lokasi, periksa lokasi yang sudah tersedia, lalu tambahkan lokasi jika diperlukan dan kapasitas paket mencukupi. Setiap perangkat harus dipasangkan dengan lokasi yang benar.

Jadwal kerja

1. Buka Jadwal kerja, lalu isi nama jadwal, misalnya “Kantor pagi”.
2. Tentukan jam masuk, jam pulang, dan toleransi keterlambatan antara 0–120 menit.
3. Pilih minimal satu hari kerja dan simpan. Pilih jadwal tersebut saat menambahkan karyawan.

Contoh: masuk 08.00, pulang 17.00, toleransi 5 menit, Senin–Jumat. Untuk shift malam, misalnya 22.00–06.00, jam pulang dianggap esok hari. Shift lintas hari saat ini harus mulai pukul 12.00 atau setelahnya dan selesai paling lambat pukul 12.00 esok hari.

Tambahkan karyawan dan cocokkan PIN mesin

1. Buka Karyawan. Isi nama, kode karyawan yang unik, dan departemen bila diperlukan.
2. Isi ID mesin dengan ID pengguna/PIN yang ada pada mesin, berupa 1–14 digit angka. ID ini harus unik di perusahaan Anda.
3. Pilih jadwal kerja yang sesuai, lalu simpan.
4. Daftarkan orang yang sama pada mesin menggunakan ID/PIN yang persis sama.

Contoh: jika ID di mesin 1001, ID mesin di data karyawan juga harus 1001. Kode karyawan internal boleh berbeda. Pertahankan penulisan ID, termasuk angka nol di depan jika digunakan.

Pendaftaran sidik jari, wajah, atau kartu dilakukan pada perangkat. Aplikasi saat ini menerima log absensi; data biometrik dan daftar pengguna mesin tidak disinkronkan otomatis.

Karyawan yang sudah tidak aktif dapat dinonaktifkan. Riwayatnya tetap tersimpan. Saat mengaktifkan kembali, pastikan kapasitas karyawan aktif masih tersedia.

Hubungkan mesin melalui ADMS

ADMS memungkinkan mesin mengirim catatan ke aplikasi melalui internet. Siapkan koneksi jaringan perangkat, nomor serial asli, serta akses Owner atau Admin. Nama menu bisa berbeda menurut model dan firmware.

A. Daftarkan perangkat di aplikasi

1. Buka Mesin & lokasi → Daftarkan mesin.
2. Isi nama perangkat, nomor serial persis seperti yang tertera di mesin, dan lokasi. Nomor serial tidak boleh dipakai oleh perangkat lain yang sudah terdaftar.
3. Setelah tersimpan, buka Pengaturan ADMS pada kartu perangkat. Ubah Koneksi ADMS menjadi Aktif dan simpan. Pastikan status perangkat juga Aktif.
4. Biarkan Arti status scan pada “Perlu tinjau — belum diverifikasi” sampai uji masuk/pulang selesai.

B. Isi pengaturan pada mesin

Samakan tanggal, jam, dan zona waktu mesin dengan perusahaan. Simpan pengaturan, lalu ikuti petunjuk perangkat jika perlu memulai ulang koneksi. Pilih HTTPS jika firmware mendukungnya.

IP publik lokasi mesin di aplikasi bersifat opsional. Jika diisi, hanya koneksi dari IP tersebut yang diterima. Gunakan IP publik jaringan lokasi, bukan IP lokal mesin seperti 192.168.x.x. IP publik yang berubah dapat membuat koneksi ditolak.

Tombol Ganti token bridge ditujukan untuk koneksi melalui bridge. Token itu tidak perlu dimasukkan pada pengaturan ADMS langsung di mesin.

Uji scan masuk dan pulang

1. Siapkan satu karyawan uji dengan ID/PIN yang sama di aplikasi dan perangkat.
2. Lakukan scan masuk pada mesin. Buka Mesin & lokasi, lalu periksa Komunikasi terakhir dan Log ADMS terakhir.
3. Buka Log absensi. Pastikan catatan bersumber “Mesin ADMS”, karyawan sesuai, dan waktu benar.
4. Lakukan scan pulang dan periksa catatan kedua. Pastikan arti kode status yang dikirim perangkat: 0 untuk masuk dan 1 untuk pulang.
5. Hanya setelah pemetaan terverifikasi, pilih Sudah diverifikasi: 0 masuk, 1 pulang di pengaturan ADMS. Jika perlu, minta pengelola layanan membantu memeriksa kode status perangkat.
6. Ulangi scan masuk/pulang setelah perubahan, lalu periksa rekap di Kehadiran.

Perubahan pemetaan berlaku untuk log baru. Catatan lama yang berstatus “Perlu tinjau” tetap perlu ditinjau; gunakan koreksi kehadiran bila diperlukan. Kode status selain yang dikenali juga memerlukan tinjauan.

Lihat log dan impor CSV

Log absensi menampilkan waktu scan, karyawan/ID mesin, perangkat, arah masuk/pulang, dan sumber data. “ID belum dipetakan” berarti belum ada karyawan dengan ID mesin yang sesuai. Periksa kembali data karyawan dan PIN perangkat.

Impor catatan dari file

1. Siapkan file CSV dengan pemisah koma dan header tepat seperti contoh di bawah.
2. Gunakan waktu dengan zona waktu, misalnya +07:00 untuk WIB. Arah yang diterima: in, out, atau unknown.
3. Buka Log absensi → Impor log dari CSV. Pilih perangkat sumber yang aktif dan file, lalu klik Impor log.
4. Periksa hasil impor, daftar log, dan rekap tanggal terkait.

pin,occurred_at,direction
1001,2026-09-01T08:00:00+07:00,in
1001,2026-09-01T17:00:00+07:00,out

Ganti PIN dan waktu contoh dengan data yang benar. Batas file 256 KB, maksimal 500 catatan per impor. Catatan yang dikenali sebagai duplikat dilewati. Ini adalah format impor aplikasi; hasil ekspor bawaan mesin mungkin perlu disesuaikan terlebih dahulu.

Impor CSV tidak membuktikan koneksi ADMS berhasil dan tidak memperbarui status komunikasi mesin. Untuk memastikan koneksi, lakukan uji scan langsung.

Rekap, koreksi, dan ekspor kehadiran

Periksa setiap hari

Buka Kehadiran dan pilih tanggal kerja. Cocokkan jam masuk/pulang dan status dengan jadwal serta log sumber. Periksa catatan yang memerlukan tinjauan sebelum memakai laporan untuk keputusan operasional.

Koreksi dengan alasan yang jelas

1. Owner atau Admin membuka formulir koreksi kehadiran untuk karyawan dan tanggal yang benar.
2. Pilih status: hadir, izin, sakit, cuti, libur, atau alpa.
3. Untuk status hadir, isi waktu masuk dan pulang lengkap dengan tanggal. Waktu pulang harus setelah masuk. Untuk shift malam, tanggal pulang dapat jatuh esok hari.
4. Tulis alasan minimal 10 karakter, lalu simpan. Tanggal kerja dan waktu kehadiran tidak boleh berada di masa depan.

Koreksi mencatat alasan serta identitas pembuatnya. Log asli tetap tersimpan, dan koreksi terbaru digunakan pada rekap. Koreksi kehadiran bukan pengubahan catatan scan mesin.

Ekspor laporan

Pilih tanggal laporan, lalu gunakan tombol ekspor CSV di halaman Kehadiran. Owner, Admin, dan Viewer dapat mengekspor. Buka hasilnya dengan aplikasi spreadsheet; jika semua data muncul dalam satu kolom, gunakan fitur impor teks/CSV dengan pemisah koma.

Pilih paket dan tambah kapasitas

Add-on 1 mesin: Rp75.000/bulan. Add-on 50 karyawan: Rp110.000/bulan. Add-on mesin tidak menambah kuota lokasi.

Contoh: Silver + 3 mesin tambahan + 1 paket karyawan menjadi 4 mesin dan 100 karyawan, dengan total Rp635.000/bulan pada 1 lokasi.

1. Owner membuka Paket & add-on.
2. Pilih paket dan total add-on yang ingin aktif, bukan hanya selisih penambahannya. Periksa kapasitas serta estimasi biaya sebelum mengirim.
3. Kirim pengajuan, lalu tunggu konfirmasi pengelola layanan. Pengajuan saja belum mengaktifkan kapasitas baru.
4. Jika perlu mengganti pengajuan yang masih menunggu, batalkan pengajuan tersebut lebih dahulu, kemudian ajukan kembali.

Penurunan paket harus tetap menampung pemakaian perusahaan saat ini. Biaya pembelian mesin dan implementasi terpisah dari biaya langganan. Pembayaran dan aktivasi ditangani melalui konfirmasi pengelola; aplikasi belum menyediakan pembayaran otomatis.

Jika sesuatu belum berjalan

Kelola perusahaan sebagai Super Admin

Akun Google yang ditetapkan sebagai Super Admin diarahkan ke halaman pengelolaan tenant setelah login. Peran ini terpisah dari Owner perusahaan.

Pengelola dapat melihat daftar perusahaan, memperbarui nama/kota dan paket, serta menetapkan Owner awal pada perusahaan yang belum memilikinya. Gunakan email Google milik pemilik perusahaan yang sudah dikonfirmasi, kemudian bagikan alamat workspace agar ia dapat masuk.

Owner selanjutnya mengelola Admin dan Viewer dari dalam workspace. Halaman pengelola saat ini tidak menyediakan fitur masuk sebagai pengguna perusahaan.